Делопроизводство

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 25 города Крымска муниципального образования Крымский район

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

МБОУ СОШ №25

от 31.08.2015 № 188-од

Положение

о ведении делопроизводства в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе №25 города Крымска муниципального образования Крымский район

 

  1. Общие положения
  • Настоящее Положение о ведении делопроизводства в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе №25 города Крымска муниципального образования Крымский район (далее – Положение) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе №25 города Крымска муниципального образования Крымский район (далее – образовательная организация).
  • Настоящее Положение составлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст); приказа Рособрнадзора от 24.08.2006 № 1889 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральной службе по надзору в сфере образования и науки» и приказа Рособразования от 29.06.2006 № 598 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию», с Методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденными письмом Министерства образования Российской Федерации от 20.12.2000 № 0351/64).
  • Положение распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
  • Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в образовательной организации, должны отвечать требованиям настоящего Положения.
  • Образовательная организация организует и ведёт делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящему Положению.
  • Требования Положения к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
  • Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора образовательной организации.
  • Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в образовательной организации возлагается на директора.
  • Непосредственное ведение делопроизводства в образовательной организации возлагается на специалиста по кадрам, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
  • При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя образовательной организации, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
  • Работники образовательной организации несут персональную ответственность за невыполнение требований Положения, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю образовательной организации и ответственному лицу, назначенному директором образовательной организации
  1. Основные понятия
  • В настоящем Положении используются следующие основные понятия:
  • «документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
  • «делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в образовательной организации;
  • «документ» – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот образовательной организации;
  • «электронный документ» – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
  • «электронная цифровая подпись» – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
  • «реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;
  • «подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;
  • «копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
  • «документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
  • «регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
  • «номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в образовательной организации, с указанием сроков их хранения;
  • «экспертиза ценности документов» – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
  • «дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности образовательной организации;
  • «электронный образ документа» – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
  • «сканирование документа» – получение электронного образа документа;
  • «система электронного документооборота» – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
  • «электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы.
  • Иные понятия, используемые в настоящем Положении, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
  1. Документация образовательной организации
  • Деятельность образовательной организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу.
  • Состав документов, образующихся в процессе деятельности образовательной организации, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между образовательной организацией, вышестоящим органом и другими организациями.
  • В состав документов учреждения входят:
  • организационные документы (устав образовательной организации; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
  • распорядительные документы (приказы, инструкции);
  • информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
  1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
  • Приказ
  • Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы образовательной организации.
  • В образовательной организации издаются:
  • Приказы по личному составу сотрудников-Л (прием, увольнение, перевод);
  • Приказы по личному составу сотрудников-К (отпуска, в том числе по уходу за ребенком и без сохранения заработной платы, командировки, поощрения и т.п.)
  • Приказы по основной деятельности
  • Приказы по личному составу обучающихся;
  • Приказы по обучающимся.
  • Приказы регистрируются в соответствующем данному виду приказов журнале регистрации.
  • Проекты приказов готовят и вносят заместители руководителя образовательной организации.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Приказы подписываются руководителем образовательной организации или по его поручению заместителем.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на заместителей руководителя образовательной организации, которые готовят и вносят проект.

  • Приказ печатается на бланке установленной формы (приложение 1) шрифтом размером N 12-14.
  • Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к приказу выравнивается по левому полю.

  • Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 12-14 через 1 интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
  • При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:
  • Достоверность и объективность описываемой ситуации;
  • Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
  • Краткость и лаконичность;
  • Нейтральность и наличный характер изложения;
  • Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
  • Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом образовательной организации;
  • Следование нормам официально-делового стиля речи.
  • Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
  • В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед фамилией). В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если в приказе даны указания педагогическим работникам, то ниже делается запись: «С приказом ознакомлен», ставятся подписи этих работников и дата ознакомления.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу…».Последний пункт приказа содержит указание о лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Подпись состоит из наименования должности и специального звания лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).Приказы подписывает руководитель образовательной организации, а в его отсутствии — лицо, его замещающее.

  • Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем образовательной организации, если в тексте не указано другого срока.
  • Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанный приказ без разрешения лица, подписавшего приказ, не допускается.
  • Датой приказа является дата его подписания.
  • Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, личному составу нумеруются отдельно. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Приказы нумеруются следующим образом: по личному составу сотрудников – № …-л, по личному составу сотрудников – №…- к, по основной деятельности – № …-од…, по личному составу обучающихся – № …- у, по обучающимся – №…
  • В приложении к приказу на первом его листе в верхнем правом углу указывается «Приложение…», наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер; например:

Приложение 2

к приказу МБОУ СОШ № 25

от 22.03.2013 г. N 93

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минобрнауки РФ), то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение

к приказу МБОУ СОШ № 25

от 22.03.2013 г. N 93

(Инструкция Минобрнауки РФ)

Приложения к приказу подписываются заместителем руководителя образовательной организации, подготовившим проект. Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения.

  • Положение, правила, инструкция
  • Положение принимается в случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции образовательной организации.
  • В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения.
  • В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов.
  • Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные локальные акты, которые подписываются руководителем образовательной организации, или как акты, утверждаемые руководителем образовательной организации; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
  • Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов локальных актов.
  • Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

  • Протокол
  • Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; документы к обсуждению представляются должностными лицами, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор документов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и должностных лиц, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

  • Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

  • Председатель или Председательствующий
  • Секретарь
  • Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших
  • Повестка дня
  • Докладчики по каждому пункту повестки дня

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

  • СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.
  • Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
  • Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

  • Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
  • Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах учебного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний педагогического совета; протоколы Попечительского совета, экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
  • Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель образовательной организации.
  • Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
  • Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола и имеют следующие реквизиты:
  • наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами;
  • вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал;
  • место проведения заседания, совещания печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания»;
  • дата и номер протокола печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
  • Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

  • Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
  • Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
  • Акт
  • Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
  • Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
  • В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
  • В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту; например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр —

2-й экземпляр —

3-й экземпляр —

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

  • При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложений».
  • Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
  • Договор
  • Текст договоров фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
  • Текст договора подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
  • Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию.
  • Регистрацию трудовых договоров осуществляет специалист по кадрам. Трудовые договоры в образовательной организации в каждом году имеют новую последовательную нумерацию и индекс, соответствующий двум последним цифрам календарного года.
  • Регистрационный номер трудового договора состоит из двух частей, разделенных дробью:
  • часть первая — номер (две цифры) — номер по порядку;
  • часть вторая — год (последние две цифры года).
  • Регистрация производится путем внесения данных о трудовом договоре в Журнал регистрации трудовых договоров.
  • Специалист по кадрам несет ответственность за своевременность регистрации трудовых договоров и соблюдение порядка заполнения Журнала регистрации трудовых договоров.
  • Служебные письма
  • Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

  • Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т. п. Текст простого письма не должен превышать 1 — 2-х машинописных страниц.
  • Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до трех машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:
  • вступление — обоснование, причины, цели письма;
  • основное содержание — просьба, решение, напоминание;
  • заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

  • ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
  • констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
  • Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
  • Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
  • Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией директора образовательной организации на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
  • Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя образовательной организации.
  • Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем образовательной организации.
  • Датой письма является дата его подписания.
  • Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами; например:

Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.

  1. Проект… на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается; например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная почта» в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на… листах.

  • Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Управления образования администрации муниципального образования Крымский район от 08.07.2013 N 12-7/184 и приложение к нему, всего на 3 л.

  • Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 3 экз. только в первый адрес.

  • Записки (докладные, объяснительные)
  • Докладная записка – документ, адресованный руководителю образовательной организации, и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководителя образовательной организации.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

  • Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

  • Подготовка и оформление совместных документов.

Образовательной организацией могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). Совместные документы оформляются не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации — инициатора создания документа.

Регистрационный номер документа, составленного образовательной организацией совместно с другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Документы, изданные образовательной организацией совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату.

  • Телефонограмма.

Телефонограмма включает следующие реквизиты:

  • дата,
  • текст,
  • подпись,
  • фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

  • Справка
  • Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
  • Датой справки является дата ее подписания.
  • Для справок, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы или учебы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. применяются унифицированные трафаретные бланки.
    1. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.
  • Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или образовательной организации, куда она представляется.
  • В образовательной организации применяются, в основном, три вида справок:
  • справка об обучении обучающегося в данном классе, данной образовательной организации;
  • справка о подтверждении перевода из другой образовательной организации;
  • справка для сотрудников.
  • Справки подписывает руководитель образовательной организации.
  • Справки, составленные для руководителя образовательной организации, подписывает составитель.
  • Личное дело сотрудника, трудовая книжка ведутся в образовательной организации в соответствии с инструкцией по ведению кадрового делопроизводства.
  • Учебно-педагогическая документация.
  • Учебно-педагогическая документация школы состоит из:
  • алфавитной книги записи обучающихся;
  • книга учёта выдачи аттестатов об основном общем образовании;
  • книга учёта выдачи аттестатов о среднем общем образовании,
  • журнал учёта выдачи грамот «За особые успехи в учении»;
  • личное дело обучающегося;
  • классные журналы;
  • журнал учёта индивидуальных занятий с детьми, обучающимися на дому по состоянию здоровья;
  • журнал учёта внеурочной занятости;
  • протоколы педагогического совета;
  • журнал пропущенных и замещенных уроков.
  • При смене директора образовательной организации учебно-педагогическая документация передается по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем Управления образования администрации муниципального образования Крымский район.
  • В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц.

Алфавитная книга записи обучающихся.

  • В алфавитную книгу записываются все обучающиеся образовательной организации. Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся нового приема. Фамилии обучающихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они обучаются. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося в книге является одновременно номером его личного дела.
  • Выбытие обучающегося и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.
  • Если ранее выбывший из образовательной организации обучающийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения обучающегося записывается в графе «Дата поступления в образовательную организацию».
  • При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
  • Исправления в книге скрепляются подписью директора образовательной организации. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью образовательной организации.

Личное дело учащихся.

  • Личное дело учащихся ведется в соответствии с Положением о ведении личных дел обучающихся Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 25 города Крымска муниципального образования Крымский район.

Классный журнал.

  • Классный журнал оформляется согласно Положению о ведении классного журнала в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе №25 города Крымска муниципального образования Крымский район.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

  • Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в образовательной организации заместителем директора по учебно-воспитательной работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).
  • Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработной платы.
  1. Правила оформления документов
  • Бланки документов
  • Документы образовательной организации оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения:

03 — эмблема образовательной организации

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

08 —       наименование образовательной организации в соответствии с ее уставом.

09 —       справочные данные об образовательной организации

10 —       наименование вида документа

11 —       дата документа

12 —       регистрационный номер документа

13 —       ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 —       место составления или издания документа

15 —       адресат

16 —       гриф утверждения документа

17 —       резолюция

18 —       заголовок к тексту

19 —       отметка о контроле

20 —       текст документа

21 —       отметка о наличии приложения

22 —       подпись

23 —       оттиск печати

24 —       отметка о заверении копии

25 —       отметка об исполнителе

26 —       отметка об исполнении документа и направлении его в дело

27 —       отметка о поступлении документа в образовательную организацию

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложениях 3 и 4.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Локальные акты, распорядительные документы и письма образовательной организации оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

  • Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

  • Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
  • Для образовательной организации устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

общий бланк (приложение 5),

бланк письма (приложение 2),

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

  • Общий бланк используется для изготовления любых видов документов.
  • Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
  • Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
  • Наименование образовательной организации

Наименование образовательной организации, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах.

  • Справочные данные об образовательной организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке; адрес электронной почты и др.).
  • Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например: 19.07.2015. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 14 марта 2005 г.

  • Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.
  • Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (письмо, докладная или служебная записки и др.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

  • В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 63), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725, установлен следующий порядок написания адреса на почтовых отправлениях:

  • наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
  • название района;
  • названия республики, края, области, автономного округа;
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс.

В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

  • Документ утверждается руководителем образовательной организации или специально издаваемым документом.

При утверждении документа руководителем образовательной организации гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа.

  • Заголовок к тексту включает в себе краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция (кого) воспитателя.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Если заголовок превышает 5 строк (150 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правового поля.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

  • В резолюции фиксируются указания руководителя образовательной организации по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки на документе в верхней ее части, на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на специальном бланке или на отдельном листе формата А5 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция включает в себя: фамилию, имя, отчество исполнителя; содержание поручения; срок исполнения; дату резолюции; подпись руководителя учреждения.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Исполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора и дата.

  • Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя образовательной организации. Отметка о контроле (буква «К») проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль» и располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
  • Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляются в форме связного текста, анкеты, таблицы, трафарета или сочетания этих форм.

Анкета – это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.

Таблица – форма представления текста, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т. д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

«В соответствии с Приказом Управления образования администрации муниципального образования Крымский район от 12.12.2007 г. «Об утверждении Порядка приема, хранения, документов строгой отчетности».

Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т. д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, Прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Приложения к документу могут быть трех видов:

  • приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);
  • приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
  • приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или руководителем образовательной организации).

  • Документы, направляемые образовательной организацией в вышестоящие по подчиненности организации, подписываются руководителем образовательной организации, в его отсутствие — заместителем, исполняющим его обязанности.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

  • При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам, ранее принятым решениям проводится согласование документа.

Согласование проводится как внутри образовательной организации так и вне ее.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в нижнем левом углу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования.

  • Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания Правления

Российской Государственной страховой

компании «Росгосстрах»

от 07.07.2013 N 12

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка «Лист согласования прилагается».

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве — их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

  • с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;
  • при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т. п.); с общественными организациями;
  • с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
  • Печать ставится на наиболее важных документах, фиксирующих факты, связанные с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, подтверждая подлинность подписей.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В делопроизводстве образовательной организации применяется круглая печать образовательной организации. Круглая печать образовательной организации проставляется на документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, и документах по личному составу (служебные удостоверения, трудовые книжки, справки о стаже работы и др.), подписанных руководителем учреждения, подтверждая подлинность подписей. Круглая печать образовательной организации хранится у руководителя образовательной организации.

Перечень документов, на которых ставится  круглая печать учреждения (без изображения государственного герба)

Акты, Архивная копия, Архивная справка, Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т. д.), Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.), Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т. д.), Командировочные удостоверения, Трудовые договоры, Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные — сводные, в банк, и т. д.), Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.), Расчеты выслуги лет, Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк), Сметы расходов, Соглашения, Справки, Титульные списки, Удостоверения, Штатные расписания, Копии приказов.

  • Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия должна быть заверена лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись или штамп «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:

Образовательная организация может заверить копии только тех документов, которые создаются в самой образовательной организации.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании личных дел образовательная организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.).

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

  • Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу.
  • Если документ оформляется на нескольких листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
  • Во всех документах недопустимы нарушения следующих правил набора:

знаки препинания не отбиваются от предшествующего текста, допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);

не отбиваются от цифр знаки «процент», «градус», «минута», «секунда», например: 45%;

одним пробелом цифра отбивается от №, но при вводе нужно использовать неразрывный пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

дефис пробелами не отбивается, отбивается пробелами тире.

  • Перенос осуществляется в строгом соответствии правилам орфографии. Не переносятся на следующую строку: знак тире и все остальные знаки препинания; наращения к цифрам, например: 25; сокращенные обозначения, отделяя их переносом от стоящих перед ними числительных, например: 1939 г.; фамилии, если предыдущая строка заканчивается инициалами; сокращенные обозначения мер, отделяя эти обозначения от цифр, стоящих в предыдущей строке.
  1. Регистрация документов
  • Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
  • Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
  • Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые образовательной организацией – внутренние и отправляемые.
  • Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
  • Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.
  • Регистрации не подлежат поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки, пригласительные билеты, информация для сведения, проспекты, периодические издания, бухгалтерские документы первичного учета и др.
  • На конвертах (пакетах) с пометкой «Лично» проставляется только дата получения, а они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.
  • Регистрация документов заключается: в занесении информации о документе в регистрационный журнал; проставлении на документе в правом нижнем углу штампа (при наличии) установленной формы с регистрационным номером и датой получения документа.
  • Каждый документ должен регистрироваться только один раз; вся переписка по вопросам первичного документа ведется под одним регистрационным номером.
  • При регистрации используются следующие справочные материалы: номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением; классификатор учреждений, исполнителей.
  • Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:
  • обязательно к обращениям граждан;
  • обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов;
  • если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данной корреспонденции;
  • если в документе нет адреса отправителя и (или) соответствующих реквизитов (номер, дата).

В остальных случаях конверты от поступившей корреспонденции подлежат уничтожению.

  • Зарегистрированные документы передают в день их поступления на рассмотрение руководителю образовательной организации. Результаты рассмотрения документов по существу содержащихся в них вопросов отражаются в резолюциях руководства и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам образовательной организации. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в регистрационный журнал.
  • Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены и списаны исполнителем «В дело» с расшифровкой своей подписи, отметкой о решении вопроса, указанием даты списания. В регистрационный журнал вносится отметка о списании документа «В дело». Сам документ подшивается в папку с соответствующим номенклатурным кодом.

Документ должен помещаться в дело только после исполнения и снятия с контроля с соответствующими отметками о ходе исполнения.

Законченные делопроизводством дела в течение двух лет хранятся у лица, ответственного за делопроизводство в образовательной организации, затем передаются в архив по описи. В случае ликвидации или реорганизации образовательной организации его работники в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации формируют все имеющиеся законченные делопроизводством документы в дела и передают их в архив, независимо от сроков хранения.

  • Основные этапы работы с исходящей корреспонденцией:
  • проверка правильности адресования и наличия приложений,
  • регистрация в регистрационном журнале,
  • сортировка,
  • составление почтового реестра,
  • вложение в конверт,
  • заклеивание и маркирование,
  • помещение копии документа в дело.

Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.

  • Порядок работы с обращениями граждан определяется специальным локальным актом образовательной организации.
  1. Контроль исполнения документов
  • Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование директора и заместителей руководителя образовательной организации в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.
  • Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
  • Контроль исполнения обеспечивают:
  • Руководство образовательной организации;
  • Специально назначенное руководителем образовательной организации должностное лицо.
  • Контроль соблюдения сроков исполнения документов и другие контрольные операции осуществляет руководство образовательной организации.
  • Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.
  • Сроки исполнения документов определяются директором исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
  • Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
  • с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
  • без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», – в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца;
  • внутренние документы – согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, то в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

  • Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
  1. Составление номенклатуры и формирование дел
  • Составление номенклатуры дел.
  • Классификация документов производится в целях правильного формирования дел образовательной организации, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам.
  • Номенклатура дел – список наименований дел, заводимых в делопроизводстве образовательной организации с указанием сроков их хранения
  • Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
  • Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется в качестве рабочего. Третий – применяется в архиве образовательной организации.
  • Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем образовательной организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
  • Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура образовательной организации.
  • Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия направлений деятельности.
  • Графы номенклатур дел образовательной организации заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения направления деятельности и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-03, где 02 — обозначение структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы для однородных дел разных направлений деятельности.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

В графе 3 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 4 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и т. п.

  • Формирование дел.
  • Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
  • Формирование дел осуществляется в канцелярии образовательной организации.
  • При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т. д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

  • В деле группируются документы одного календарного (01.01 — 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).
  • Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
  • Систематизация отдельных категорий документов.
  • Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
  • Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т. д.
  • Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 — 31.08) года.
  • Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.
  • Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
  • Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
  1. Подготовка документов к передаче в архив
  • Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
  • Экспертиза ценности документов.
  • Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.

Экспертизу ценности документов в образовательной организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

  • Экспертная комиссия назначается приказом руководителя образовательной организации. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают специалиста по кадрам образовательной организации.
  • Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел образовательной организации, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
  • Оформление дел.
  • Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись (приложение 4).
  • На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название образовательной организации, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела (приложение 5).
  • По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:
  • в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;
  • из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
  • Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
  • Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.

В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

  • Внутренняя опись (приложение 6) составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
  • Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
  • Описание документов постоянного срока хранения.
  • Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
  • Описи составляются должностным лицом, специально назначенным руководителем образовательной организации.
  • Опись ведется в единой валовой нумерации.
  • На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении (приложение 7).

 

 

 

 

Приложение 1

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КРЫМСКИЙ  РАЙОН

Муниципальное бюджетное  общеобразовательное учреждение

средняя общеобразовательная школа № 25 города Крымска

муниципального образования Крымский район

 

ПРИКАЗ

«   «   20_ г.    

г. Крымск

Приложение 2

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЕМ

АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ  КРЫМСКИЙ РАЙОН

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 25 города Крымска

муниципального образования

Крымский район

Свердлова ул., д.5, город Крымск,

Краснодарский край, 353389,

тел.(861-31) 4-59-89, 2-26-24,

факс (861-31) 4-59-89

ОГРН 1022304061702  ИНН 2337017460

E-mail: uo-27-soh25@mail. ru

   

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *